Professionelle E-Mail Kommunikation – 5 Tipps

Aus dem heutigen Berufsleben sind E-Mails kaum noch wegzudenken. Zu einfach ist der Versand und der Umgang mit den elektronischen Texten. Dass der Einsatz auch noch kostenlos ist ist wohl ein weiterer Grund für die Verbreitung vom Kommunikationsmittel E-Mail.

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So einfach es ist eine E-Mail zu verfassen und abzusenden – so schwer ist es sie effektiv einzusetzen. E-Mails werden oft in der Kommunikation mit Geschäftspartnern, Kunden und Mitarbeitern verwendet und entsprechend wichtig ist es, dass E-Mails vorallen effektiv und nich als Zeitfresser und Arbeitshemmer eingesetzt werden.
Aus diesem Grund möchte ich 5 Tipps für eine professionellere und effektivere E-Mail Kommunikation geben.

E-Mail ist ein asynchrones Kommunikationsmittel

Der wichtigste Tipp gleich als erstes – Liebe Chefs und Vorstandsmitglieder da draußen : die E-Mail ist für die asynchrone Kommunikation bestimmt!
In einer Firma in der ich mal arbeitete, okay das waren noch nicht so viele, gab es doch tatsächlich die interne Regelung E-Mails innerhalb von 15 Minuten beantwortet zu haben. Wenn euer jemand aus der Chefetage auf solch eine Idee kommt, solltet ihr Ihm unbedingt erklären was asynchrone Kommunikation bedeutet. Reaktionszeiten von einem Tag sollten die Regel sein – für alles wichtigere gibt es entsprechende Kommunikationswege.

E-Mail Betreffzeilen korrigieren

Auch wenn sich dieser Tipp äußerst trivial anhört, so ist er doch sehr wichtig. In vielen E-Maillisten hat es sich mittlererweile eingebürgert, dass Betreffzeilen von Neulingen oft korrigiert werden, weil man als Anfänger in einem Thema nicht weiß wie man einen Betreff richtig benennt.
In der Kommunikation mit Kunden benutzen diese oft für komplett unterschiedlichen Probleme den gleichen Betreff, oder nutzen Schlagworte wie „Wichtig“, „Problem“, „Fehler“. Vom lesen des Titels her kann man damit jedoch nichts verbinden. Und wenn, gerade in der Go-Live Phase, mehrere Mails mit den gleichen Betreffs ankommen ist es wichtig diese beim Beantworten mit einem aussagekräftigen Titel zu versehen. So weiß man auch bei der nächsten Antwort noch genau um welches Thema es sich handelt.

Richtig Antworten

Es gibt viele Arten auf E-Mails zu antworten. Leider sind sogenannte Fullqoutes noch immer ein gern genutztes Mittel. Dies hat jedoch viele Nachteile. Neben der immer mehr anwachsenden E-Mailgröße in einer Kommunikation müssen sich später in den Verteiler aufgenommene den ganzen Text von Unten nach oben durchlesen (Falls man das TOFU (Text oben, Fullqoute unten) verwendet). Dies ist nicht nur umständlich sondern auch gegen die gewohnte Leserichtung. Erst den Fullqoute und darunter den Text kann auch zu sehr nervigem Scrollen führen.
Ich selbst empfehle jeden das Inline-Quoting. Bei diesem wird der unnötige Text der vorhergehenden Mail entfernt und man geht direkt auch einzelne Fragen, Probleme oder Abschnitt ein. Dadurch entsteht mit der Zeit eine Problemuntergliederung mit der auch jeder Leseneuling die bisherige Kommunikation schnell erfasst.
Bei einklich.net findet man sehr schöne Beispiele an denen man sehen kann welch einen Unterschied dieser Schreibstil macht.

E-Mail Zeiten

Wie bereits in Tipp 1 beschrieben ist die E-Mail für die Asynchrone Kommunikation bestimmt. Alle E-Mails und deren Informationen haben keine sofortige Relevanz (außer natürlich ihr arbeitet als Support Mitarbeiter und habt als Aufgabe den ganzen Tag lang Mails zu beantworten). Das bedeutet, dass ihr euch einfach eine feste Zeit nehmt zu der ihr E-Mails abruft. Durch diese einfache Regelung entfällt das ständige Ablenken durch das lesen und verstehen von E-Mails und derer Beantwortung. Dieses Zeitfenster ermöglicht es einem zudem, dass man sich auch komplett in das geschilderte Problem/Anfrage einarbeiten kann. Zeit die man zwischendurch eigentlich nicht hat. Diese kleine Regel wird zu einer großen Effektivitätssteigerung führen.

Richtige E-Mail Struktur

Der letzte Tipp heißt einfach : seid Professionell
Im Endeffekt bedeutet dies, dass man sich an die normalen Kommunikationsstrukturen halten soll. Dazu gehört eine sinnvolle Anrede, eine vernünftige Verabschiedung und in geschäftlichen E-Mails auch noch eine Signatur mit den Informationen über die Firma und wenn möglich keine Werbung.
Desweiteren sollte man weitestgehend auf E-Mail Disclaimer verzichten. Aus welchem Grund kann man gut hier, hier und hier nachlesen. Kurz zusammengefasst haben diese Disclaimer keinerlei juristische Relevanz, sie sind unnötig groß und für solche Regelungen gibt es vertragliche Verschwiegenheitsklauseln.

Habt ihr vielleicht noch weitere wichtige Tipps?